Wie wird ein Büroumzug optimal organisiert?
posted am: 28 Dezember 2020
Start-ups beziehen ihre neuen Büros, während ein größeres Unternehmen seinen Standort wechselt und nun statt drei lieber vier Etagen nutzt. Bei jedem dieser Fälle steht ein Büroumzug bevor. Sobald das Datum feststeht, beginnt die Geschäftsleitung mit der Planung. Um Zeit und Geld zu sparen, beauftragt sie entweder einen versierten Mitarbeiter aus den eigenen Reihen oder eine Umzugsfirma.
Im internen Bereich unterscheidet man zwischen lang-, mittel- und kurzfristigen Umzugsmaßnahmen. Zuerst klärt der Verantwortliche ab, ob die Einrichtung des alten Büros in das neue übernommen werden soll. Gegebenenfalls haben die neuen Räume andere Abmessungen, sodass die vorhandenen Möbel nur bedingt eingepasst werden können. Sollte es hier schon beim Aufmaß zu Problemen kommen, bindet man einen Tischler in die weiteren Vorgänge ein. Aus diesem Grund werden heute viele Büroeinrichtungsmodule angeboten, die sich für fast jeden Raum eignen.
Handelt es sich um angemietete Büroräume, muss der Mietvertrag rechtzeitig und fristgerecht gekündigt werden. Außerdem sind im Rahmen des Büroumzugs verschiedene Renovierungsarbeiten an versierte Handwerker zu vergeben. In diesem Zusammenhang holt der Verantwortliche einige vielversprechende Angebote von Umzugsfirmen ein, die die Arbeiten an einem bestimmten Tag in vollem Umfang durchführen.
Ungefähr einen Monat vor dem eigentlichen Büroumzug sollte der verantwortliche Mitarbeiter einen Plan von den neuen Räumen anfertigen. In ihn zeichnet er alle einzurichtenden Arbeitsplätze ein. Gleichzeitig setzt er alle Mitarbeiter von den bevorstehenden Maßnahmen in Kenntnis, sodass sie ihrerseits die Kunden und Lieferanten zeitnah informieren. Aufgrund der aktuellen Computerprogramme müssen meistens keine neuen Geschäftspapiere gedruckt werden, da die Firmenadresse nur im Briefkopf des jeweiligen Formulars zu ändern ist.
Dann folgen die Änderungen, die sich auf die behördlichen Ummeldungen beziehen. Gibt es eigene Fahrzeuge im Fuhrpark, so müssen sie bei der zuständigen Kraftfahrzeugmeldestelle umgemeldet werden. Auch die Banken, alle Versicherungen sowie die Energieversorger sind zeitnah zu informieren. Vor allem der Festnetzanschluss bedarf einer sofortigen Anpassung. Am Tag des Umzugs stellen die Mitarbeiter des Anbieters die Verbindung innerhalb von wenigen Stunden um, damit alle vorhandenen Aufträge auch eingehen. Nichts ist unangenehmer als ein Kunde, der seinen Lieferanten nicht erreichen kann und sich an die Konkurrenz wendet.
In den letzten Tagen vor dem eigentlichen Büroumzug lässt das Unternehmen die Umzugskartons anliefern. Die Mitarbeiter müssen auf jeden Fall alle Kartons beschriften. Dazu gehören die Namen der Mitarbeiter, die Abteilungen und die Inhalte. Akten, die sich im Archiv befinden, können sofort in die dafür vorgesehenen neuen Räumlichkeiten transportiert werden. Unterlagen und Akten, die nicht mehr benötigt oder aufbewahrt werden müssen, werden von einem Unternehmen entsorgt, das sich auf diese Spezialaufgaben konzentriert.
Sind alle Arbeitsmaterialien und Unterlagen verstaut und abtransportiert worden, bauen die bestellten Handwerker die noch benötigten Möbel ab und stellen sie am dafür vorgesehenen Ort wieder auf. Verlässt das Unternehmen gemietete oder bereits verkaufte Büroräume, werden alle nicht mehr benötigten Gegenstände entsorgt, die nicht unter den Datenschutz fallen.
Weitere Informationen finden Sie bei Bernhard Storck jr. GmbH.
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